Seans paketi takibi: Kalan dersleri defter tutmadan izlemek

Danışanınız “Kaç dersim kaldı?” diye sorduğunda cevabı deftere bakmadan verebiliyorsanız paket takibiniz yolunda demektir. Veremiyorsanız sorun genelde defterde değil, kuralların baştan yazılmamasındadır. Bu yazıda bir seans paketinin hangi bilgileri taşıması gerektiğini, bir dersin ne zaman paketten düştüğünü ve yenilemeyi nasıl kaçırmayacağınızı anlatıyoruz.

Bir paketin dört bilgisi

• Ders sayısı: 8, 10, 12… Düet ve grup paketlerini özel ders paketinden ayrı tutun.
• Geçerlilik süresi: Paketin kaç gün içinde kullanılacağı. 8 derslik paket için 6–8 hafta yaygın bir süredir.
• Ödeme: Peşin mi, taksitli mi; şu ana kadar ne kadar ödendi.
• Kurallar: Ücretsiz iptal süresi, geç iptalde ne olacağı ve varsa telafi hakkı.

Bu dördünü paketi satarken danışanla birlikte netleştirirseniz sonradan çıkan tartışmaların çoğu baştan önlenir.

Bir ders ne zaman paketten düşer?

• Danışan derse geldiyse düşer.
• Ücretsiz iptal süresinden önce haber verdiyse düşmez.
• Geç iptal ettiyse ya da haber vermeden gelmediyse düşer. Pakette telafi hakkı varsa önce o kullanılır, ders paketten düşmez.
• Dersi siz iptal ettiyseniz düşmez.

Kuralı nasıl yazacağınızı ders iptal politikası yazısında örnek metinle anlattık.

Süre dolarsa ya da danışan ara verirse

Süre dolduğunda kalan derslerin yanıp yanmayacağına baştan karar verin. Yanacaksa danışan bunu paketi alırken bilmeli. Tatil, sakatlık ya da hamilelik gibi durumlar için dondurma hakkı tanıyabilirsiniz: paket belli bir süre durur, bitiş tarihi o kadar ileri kayar. Kaç gün ve kaç kez dondurulabileceğini de paketin açıklamasına yazın.

Defter, Excel ya da uygulama

Defter en hızlı başlangıçtır ama kalan dersi her seferinde saymanız gerekir ve ödeme bilgisi başka bir sayfada kalır. Excel daha düzenlidir; şu sütunlar yeterli:

• Ad soyad ve telefon
• Paket adı, başlangıç ve bitiş tarihi
• Toplam ders, kullanılan ders, kalan ders (toplam eksi kullanılan)
• Paket fiyatı ve ödenen tutar

Excel'in zayıf yanı, yoklamayla ayrı tutulmasıdır: dersten sonra tabloyu güncellemeyi unuttuğunuz gün kalan ders yanlış olur. Uygulamada yoklamayı aldığınızda ders paketten kendiliğinden düşer; geç iptal ve telafi kuralı da aynı anda işlenir.

Yenilemeyi kaçırmamak

Paket bittikten sonra hatırlatmak geç kalmaktır; danışan bir hafta ara verince geri dönmesi zorlaşır. Pakette 2 ders kaldığında ya da bitişe bir hafta kaldığında kısa bir mesaj atın:

Farklı durumlar için hazır mesajları ders hatırlatma mesajı örnekleri yazısında topladık.

Stüdyom'da nasıl işliyor?

Paketi bir kez tanımlarsınız: ders sayısı, süre, fiyat, telafi hakkı. Yoklamayı aldığınızda ders düşer, geç iptal kuralı kendiliğinden uygulanır, paket azalınca danışanın sayfasında “Paketi yenile” butonu çıkar. Danışan kalan dersini kendi linkinden görür, size sormasına gerek kalmaz. Ayrıntılar Özellikler sayfasında.